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Help_【公開前】MeetingBaseをきっかけに会議改善しよう

MeetingBaseをきっかけに会議改善しよう

 

 
 

 

はじめに

 
社内会議における主な課題は「時間管理」「参加者の選定」そして「議事進行の改善」の3つであると考えます。具体的には、多くの会議が1時間以上と長引き、その結果、88.8%の参加者が会議中に無駄な時間が生じていると感じているため、会議の効率化が必要とされています。
 
引用元:「社内会議白書2023 by MeetingBase」
引用元:社内会議白書2023 by MeetingBase」
 
MeetingBaseの導入をきっかけに、会議改善を始めましょう 👍👍
 

 

MeetingBaseの開始前に実施する3つのこと

 
会議改善は、ツールだけでは叶いません。
まずは、現状の課題を見つめなおし、改善をしていきましょう。
会議体を改め、MeetingBaseを活用して意思決定の質を上げていきましょう🔥
 

①社内会議を洗い出しましょう

 
参加している会議を、以下の項目で整理しましょう。
 
 
💡
洗い出しのポイントは? 会議の種類は、「意思決定」「報告共有」の会議を書き出しましょう。 1on1やキックオフミーティングなどコミュニケーションのための会議は、チームアップのためにも必要な会議のため、今回の洗い出しには含む必要はありません。
 

②各会議に対して、改善方針をまとめましょう

 
①で洗い出しをした各会議毎に、改善方針をまとめましょう。
 
 
💡
改善方針のポイントは? 会議は削減すれば良いものではありません。改善方針は理由も必ず記入し、参加者に公開するようにしましょう。また、開催頻度や開催時間など、一度回数を減らしたり時間を減らしたりなど、「試しにやってみる」ことも重要です。
 

③会議ガイドラインを作成しましょう

 
会議ガイドラインは、より生産性の高い会議作りのために、どのような行動をしていくべきなのかをまとめたルールブックとなります。①②で整理した改善方針をまとめ、チーム毎の会議ガイドラインを作成しましょう。
 
📌
改善方針は、チームで実施いただくことを推奨します。ミーティングマネージャー研修プログラムでは、チーム毎のワークショップがありますので、ご興味のある方はMeetingBaseの担当までお問い合わせください 👍
 
 

 

MeetingBaseの会議の流れを知る

【会議前】議題を持ち込んでアジェンダを作ろう

 
MeetingBaseは、「議題」毎に記録が残せるようになっています。
会議で決めることや共有事項毎に、議題を持ち込んで会議をします。
 

会議前に議題を作成するメリット

  • 事前に作成をしておくことで、参加者が確認する時間を設けることができます。
  • 議題が集まることで、当日の会議のアジェンダが決まります。
  • 会議時間に対して議題が多い場合は、議題の優先度を決めてから話す・会議を分割する
 
また、前回の議事録を確認しておくことで、情報のキャッチアップも可能となります。
 
💡
「会議前」にやること 1. 議題を作成しておく 2. 他の議題を確認してリアクション(👍) しておく 3. 前回の議事録や関連議題を確認しておく
 

【会議中】会議の記録を残そう

 
会議が始まったら、議題毎に記録を残していきます。
共同編集が可能なので、協力して記録していきましょう。
 
💡
「会議中」にやること 1. 議題に議事録を残しましょう(みんなで協力しよう!) 2. 議論のステータスを管理しよう(議論は終わった?終わってない?) 3. タスクと期日・担当者を設定しよう
 

【会議後】やるべきタスクをチェック!

 
会議後には、会議で決まったタスクを確認して終わらせていきましょう。
「タスク一覧」から、自分がアサインされたタスクを一覧で閲覧することが可能です。*
*今後、他の担当者にアサインされたタスク一覧も閲覧可能になります
 
💡
「会議後」にやること 1. 担当しているタスクを終わらせよう!
 
 

最後に

 
ここまで整理ができたら、はじめかたガイドを参考に、早速MeetingBaseを活用しましょう!
 
 

 
ご不明な点があればお気軽にお問い合わせください 🚀