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Help_【公開前】MeetingBaseをきっかけに会議改善しよう
MeetingBaseをきっかけに会議改善しよう
MeetingBaseをきっかけに会議改善しようはじめにMeetingBaseの開始前に実施する３つのこと①社内会議を洗い出しましょう②各会議に対して、改善方針をまとめましょう③会議ガイドラインを作成しましょうMeetingBaseの会議の流れを知る【会議前】議題を持ち込んでアジェンダを作ろう会議前に議題を作成するメリット【会議中】会議の記録を残そう【会議後】やるべきタスクをチェック！最後に
はじめに
社内会議における主な課題は「時間管理」「参加者の選定」そして「議事進行の改善」の3つであると考えます。具体的には、多くの会議が1時間以上と長引き、その結果、88.8%の参加者が会議中に無駄な時間が生じていると感じているため、会議の効率化が必要とされています。
MeetingBaseの導入をきっかけに、会議改善を始めましょう 👍👍
MeetingBaseの開始前に実施する３つのこと
会議改善は、ツールだけでは叶いません。
まずは、現状の課題を見つめなおし、改善をしていきましょう。
会議体を改め、MeetingBaseを活用して意思決定の質を上げていきましょう🔥
①社内会議を洗い出しましょう
参加している会議を、以下の項目で整理しましょう。
洗い出しのポイントは？
会議の種類は、「意思決定」「報告共有」の会議を書き出しましょう。
1on1やキックオフミーティングなどコミュニケーションのための会議は、チームアップのためにも必要な会議のため、今回の洗い出しには含む必要はありません。
②各会議に対して、改善方針をまとめましょう
①で洗い出しをした各会議毎に、改善方針をまとめましょう。
改善方針のポイントは？
会議は削減すれば良いものではありません。改善方針は理由も必ず記入し、参加者に公開するようにしましょう。また、開催頻度や開催時間など、一度回数を減らしたり時間を減らしたりなど、「試しにやってみる」ことも重要です。
③会議ガイドラインを作成しましょう
会議ガイドラインは、より生産性の高い会議作りのために、どのような行動をしていくべきなのかをまとめたルールブックとなります。①②で整理した改善方針をまとめ、チーム毎の会議ガイドラインを作成しましょう。
🚀 参考：MeetingBase会議ガイドライン
改善方針は、チームで実施いただくことを推奨します。ミーティングマネージャー研修プログラムでは、チーム毎のワークショップがありますので、ご興味のある方はMeetingBaseの担当までお問い合わせください 👍
MeetingBaseの会議の流れを知る
【会議前】議題を持ち込んでアジェンダを作ろう
MeetingBaseは、「議題」毎に記録が残せるようになっています。
会議で決めることや共有事項毎に、議題を持ち込んで会議をします。
会議前に議題を作成するメリット
- 事前に作成をしておくことで、参加者が確認する時間を設けることができます。
- 議題が集まることで、当日の会議のアジェンダが決まります。
- 会議時間に対して議題が多い場合は、議題の優先度を決めてから話す・会議を分割する
また、前回の議事録を確認しておくことで、情報のキャッチアップも可能となります。
「会議前」にやること
1. 議題を作成しておく
2. 他の議題を確認してリアクション(👍) しておく
3. 前回の議事録や関連議題を確認しておく
【会議中】会議の記録を残そう
会議が始まったら、議題毎に記録を残していきます。
共同編集が可能なので、協力して記録していきましょう。
「会議中」にやること
1. 議題に議事録を残しましょう（みんなで協力しよう！）
2. 議論のステータスを管理しよう（議論は終わった？終わってない？）
3. タスクと期日・担当者を設定しよう
【会議後】やるべきタスクをチェック！
会議後には、会議で決まったタスクを確認して終わらせていきましょう。
「タスク一覧」から、自分がアサインされたタスクを一覧で閲覧することが可能です。*
*今後、他の担当者にアサインされたタスク一覧も閲覧可能になります
「会議後」にやること
1. 担当しているタスクを終わらせよう！
最後に
ここまで整理ができたら、はじめかたガイドを参考に、早速MeetingBaseを活用しましょう！
ご不明な点があればお気軽にお問い合わせください 🚀