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Help_MeetingBaseのはじめかた

MeetingBaseのはじめかた

 
MeetingBaseは、時間・場所・役職に捉われずに知恵を寄せ集めて課題を解決する、新しいミーティングマネジメントツールです。
MeetingBaseは難しいツールではありません。このガイドを参考に使ってみてください😊
 

 
 

会議をはじめよう!

MeetingBaseのユーザーになるには?

 
管理者がMeetingBaseの環境にユーザーを追加することでMeetingBaseを利用できます。
ユーザーの追加方法は こちら (管理者向け)
 

まずは、議事録を作成しよう!

 
これまでの議事録ツールのように日付や組織で1塊になる議事録ではなく、「議題」ごとに分けて記録ができるようになっています。議題ごとに記録することで、後から議事録を見直したときに「どこを見ればいいの?」「結論に至ったプロセスがわからない」という課題を解決することができます。
 
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議題って?  会議で話される項目の一つです。  議題を記載していくことで、当日の会議で話されるアジェンダが決まります。
 
また異なる場(別チームや別部署)で議論された議題同士を紐づけることで、意思決定の材料となったり新たな気づきを生み出すことも可能です。
 
左側に表示されている「スケジュール」はGoogleカレンダーと同期しています。
議事録を作成する「予定」をクリックして、「議題」を追加しましょう。
左側に表示されている「スケジュール」はGoogleカレンダーと同期しています。 議事録を作成する「予定」をクリックして、「議題」を追加しましょう
 
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議題の粒度はどうする? 「議題」はその会議で話される単位です。議論はいつか「完了」するものです。 そのため、議題の粒度は「決めること」ベースで作成してみましょう。
 
議題には、議論が長期化しないためにも、ゴールと期日を記載することを推奨します。 議題のステータスが「完了」するのは、その議題がゴールした時です。
 

リアクションで意思表示をしよう!

 
多くの会議で参加したものの発言ができなかったり、特定の人物だけが話していたりという課題があります。特に大人数の会議では発言をしづらいということもあります。
そこで、「リアクション」を使うことで、発言をしなくとも気軽に賛成・反対などの意思表示ができるようになります。👍 👌 🥰
 
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右側の3点リーダーからリアクションができます
 

タスクを設定しよう!

 
議論の中でやるべき項目が出てきたら「タスク」を記載しましょう。
タスクを記載したら、期日とそのタスクを実施する担当者を決めることを忘れずに
 
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「/(スラッシュ)」から、タスクを記載することができます。
 
また「タスク一覧」から自分が担当しているタスクを確認することができます。 タスクが溜まらないように定期的に見直しをしましょう。
*他のユーザーが担当しているタスクの確認は今後搭載予定
 

最後は「クロージングイベント」で認識合わせ

 
議論が終わってから実施するのが「クロージングイベント」です。
当日の会議を振り返ることで「会議で何も決まってない!」という課題を解決することができます。
 
ポイント
  • 議題の編集権限をもつユーザーが実施できる機能です
  • 会議のファシリテーターが実施することをおすすめします
  • クロージングイベントは議題ごとに実施していきますので、議論が終わったり議論時間が迫ったらクロージングイベントを実施しましょう
 
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クロージングイベントで何する?
  • 議論の振り返り
    • 認識違いがないか振り返りましょう
  • 議題のステータス確認
    • 「継続」or「完了」を確認!
    • 議論中の場合は、「継続」にして次回会議に持ち込みましょう
    • 議論が終わったら「完了」にしましょう
  • 議題の公開範囲の確認
    • 公開範囲が間違っていないか確認しましょう!
  • タスクへの担当者設定・期日設定の抜け漏れの確認
 
細かい確認ポイントは、アシスタントが教えてくれます!
細かい確認ポイントは、アシスタントが教えてくれます!
 

 
ご不明な点があればお気軽にお問い合わせください 🚀