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Meeting Guidelines

Meeting Guidelines

こちらのページでは、MeetingBase事業部で作成しているガイドラインを公開しています 🚀
本ガイドラインは、より生産性の高い会議づくりのためにどのような行動をしていくべきなのかをまとめた資料となっております。こちらのガイドラインを参考に、組織やチームごとのマニュアル作成にご活用ください😊
（最終更新日：2023年10月31日）
 
 
 

はじめに

　日本の会議は、労働時間の約20％、さらにはマネジメント層では35％以上が会議に費やされており、これは年間で約4兆円※という驚くべき時間コストを生むことになります。当社でも同様、またはそれを超える割合を会議にリソース投下しています。MeetingBase事業部では、ソフトウェア時代に再設計された業務生産性の高い会議運営に関してガイドラインを交付しています。
※経済センサス（総務省）と賃金構造基本統計調査（厚生労働省）から自社算出
 
　また、MeetingBaseでは、会議DXソリューションの提供にあたり、会議の実態調査と課題把握に努めています。ハイブリットワーク時代の社内会議を実態調査した「社内会議白書2023 by MeetingBase」を公開しておりますので、こちらもぜひチェックしてください🔥
ハイブリットワーク時代の社内会議の実態調査「社内会議白書2023 by MeetingBase～社内会議の約7割が1時間で終わらないという実態が～

現状の会議を見直そう

生産性の高い会議を目指すために

企業において、会議は意思決定のためのとても重要な時間です。定例会議は事業の緊急度や重要度に関わらず、一律に参加者と時間が設定されており、形骸化しがちです。まずは、改めて定例会議の必要性や目的を見失っていないか、見直すことで改善はすぐにできます。

無駄な会議って？

当社独自に実施した社内会議に関する市場調査では、無駄だと感じる会議のBest5は以下の通りとなりました。
※2023年10月27日時点_自社調べ
※2023年10月27日時点_自社調べ
ハイブリットワーク時代の会議も、90%近くが「無駄に感じている」現状です。これらを打破するためには、会議の課題に向き合い見直していくことが喫緊の課題となっています。

定例会議（ステータスミーティング）のメンテナンスをしましょう

緊急度/重要度の高い議題は定例会議を待たずに、当日や翌日などに設定し解決に向かうべきです。決裁者となる本部長などを入れずに決定することは難しい事象も多いため、その意味でもチーム内に閉じているような一律の参加メンバーによる定例会議よりも、アドホックに緊急度/重要度に応じた会議を設定し、実行に移す方が高い効率性を伴うと判断しています。

意思決定の伴わない定例会議は半分以下に

緊急度/重要度の高い課題にフォーカスすべく、意思決定の伴わない定例会議（ステータスミーティング）に週の半分超の時間を投下することを禁止します。これに伴い、意思決定の有無を明確化するためにも議事録の上段に会議で決定された意思決定事項を記載し、議事録内容を共有することとしてください。

四半期に一度は必ず定例会議のメンテナンスをする

定例会議は都度見直しし、場合によって廃止の判断をしましょう。少なくとも四半期に一度は必ずメンテナンスの検討時間を設けましょう。
◾️メンテナンスのポイント
  1. 実施頻度・時間配分
  1. 参加者の見直し
  1. 会議の開催方法

会議で埋まりがちなマネージャー職から改善に努めよう

「すぐに相談したいのに、予定の空きがない」「参加者全員が揃うのは2週間先・・」といった事象が多くあります。意思決定のスピードが遅くなる要因の一つです。特に、会議で埋まりがちなマネージャー職から、積極的に会議の見直しを進めていきましょう。

アドホックなミーティングで意思決定スピードを早める！

定例会議の時間を削減する代わりに、必要なタイミングとメンバーで行うハドルミーティングの利用を推奨します。また、緊急度/重要度に応じ、緊急度/重要度が高い事象は当日中、遅くとも翌日中の会議の設定を推奨します。
会議以外にも、チャットツールやハドルミーティングを活用し意思決定のスピードを遅らせないように心がけましょう。
  • チャットツール
    • 気軽。内容が抽象的な場合やテキストでまとまりきらない場合は、ハドルミーティングや会議を設定しましょう。
  • ハドルミーティング
    • 電話のように気軽に利用できるので、テキストで伝わりきらない場合や、補足説明したい場合などは、積極的にハドルミーティングを利用しましょう

チャットツールにおける利用ガイダンス

チャットツールは、「おつかれさまです。」「どうぞよろしくお願いいたします。」等の形式的な文章を省略することで、メールでは実現できない迅速なレスポンスが可能です。
 
■チャットツールの利用ガイダンス
  1. @name に「さん」「様」は不要
  1. 「おはようございます」「おつかれさまです」等、形式的な文章は不要
  1. @here（@all等全員に通知のいくメンション）の多用、必ずccに上長をメンションするなどはなるべく控える

会議開催の心構え

会議は人を巻き込むことを忘れない・わかりやすい事前説明を

収集された参加者が「なぜこの会議に出る必要があるの？」と思われないような事前共有と準備は欠かせません。会議設定の目的が事前にわからず会議を設定された側が時間が奪われたという感覚を覚えてしまうと、お互いにとってメリットがありません。
ただし、会議設定のための事前準備をしすぎる必要もありません。（そこに時間を割きすぎるのはかえって業務が非効率になります）
 
■カレンダーの設定ガイダンス
  • 会議設定の目的
    • 相談なのか判断をお願いしたいのか、目的をまず記載する
  • 会議設定の背景
    • 要点を整理して伝える
    • 相談の場合は、自身が考えていることを記載（複数あるのであれば複数明記する）
  • 開催方法（対面 or オンライン）
  • 会議名は分かりやすく
    • 【ご相談】だけでは伝わりません

フォーカスタイムを設定して会議をしない時間を意図的に作る

長時間集中しての作業をしたい時など、会議設定を避けてほしい場合は、カレンダー上にフォーカスタイムを設定することを推奨します。職種によっては、細切れで入る会議や突発的に入る会議が集中力の妨げになることがあります。そのため、会議の設定の際にはフォーカスタイムを避けて設定するか、設定前に時間帯に問題がないかを予め確認した上で会議設定することを推奨します。

ミーティングマネージャーの設置

ミーティングマネージャーが会議の効果を最大化する

🚀
役割：事業推進のために意思決定等の効果を最大化するために最適な会議運営を行うこと
「会議オーナー」と定義付けられることもあり類似した用語ですが、会議自体のオーナー・ファシリテーターの役割を超え、具体的には以下の役割を含みます。
 
◾️ミーティングマネージャーの実施事項
① 会議参加者、会議時間、アジェンダ設定・会議方法の選定
② 会議ファシリテーション、会議議事録の書記の選定（又は自らによる）及び品質管理
③ 会議議事録の共有、共有方法の選定
④ 会議により意思決定された事項の情報共有および進捗管理
⑤ 会議により追加の対話、意思決定が必要とされた場合の次回設定

情報はオープンにしていこう

情報をオープンにすることが意思決定のスピード向上に貢献すると考えます。人伝に聞いて情報が誤って伝わってしまったり、知らない間に決まっていて結論に納得感がないなど、情報をクローズドにするデメリットが挙げられます。議事録の公開やチャットツールを活用して情報を即時共有することでアクションスピードの向上に寄与します。

議事録作成のガイダンス

ミーティングマネージャーは必要に応じて「議事録作成者」「ファシリテーター」を選定することができます。議事録は会議単位ではなく、議題単位で記録を残し、タスクの進捗が終えるように掲載しましょう。また、誰がみても決定事項が把握できるよう、サマリの作成を推奨します。
 
■議事録作成ガイドライン
議事録作成では少なくとも以下の要素を記載し後から誰が議事録を見てもわかりやすいようにしましょう。
  1. 出席者（この会議での役割）
  1. 会議の実施目的
  1. 議題（アジェンダ）の記載とカテゴリ（共有・相談など）
  1. 決定事項と決定事項に至った内容のサマリ
  1. ネクストアクション（期日・担当者も記載）
※MeetingBaseでの議事録テンプレートは後日公開予定
 
■議事録公開前にチェックするポイント
以下の情報が適切なメンバー以外に共有されていないか確認しましょう
  1. 人の評価に関わる情報
  1. インサイダー情報に該当する情報
  1. 個人情報、プライバシーに関わる情報
  1. キャリアに重大な影響がある等、1on1を実施の上での公開が適切だと判断される情報

オフライン勤務をうまく活用する

テレワークでは一人で集中できる環境で働くことができるので作業を集中して進める際にも有益です。新規事業の設立やアイディアをブレストする場合は、コミュニケーションや信頼関係の構築が欠かせません。オフライン勤務をうまく活用して意思決定のスピードを早めましょう。

オフィス作りの工夫

「かっこいいオフィス」「おしゃれなオフィス」だけでは業務は進まずコミュニケーションも活性化しません。「集中するならテレワーク」という選択もありますが、オフィスにも集中スペースや集中する工夫を加えることで、オンラインとオフラインの両方のメリットを享受することができます。社員アンケート等を活用し働きやすいオフィス作りをしましょう。
 
◾️参考：MeetingBase事業部のオフィス作り
  • 執務スペースとフリースペースを分ける
    • 執務スペースと会議室の”間”としてフリースペースを活用
  • 土足禁止スペースを作って床に座れるように・肩の力を抜けるスペースを
  • オフィスでBGMを流す
  • フリースペースでのイベント開催

オフィスBGMを流して話しやすい雰囲気を作る

カフェではBGMが流れていることで喋りやすくなる効果と近くの会話の遮音がされます。執務室では、雑音レベルの音楽を流すことで話しやすい雰囲気を作りましょう。なお、執務室ではオンライン会議（外部との商談等を含む）を実施することもあるため、音量には細心の注意を払いましょう。

オフライン会議も効率化の工夫をしよう

オフライン勤務では、メンバーの業務の忙しさや打ち合わせ中なのかなどが一目でわかり、話しかけてすぐに意思決定ができるなどのメリットがあります。オフライン会議では、対面で顔を合わせて会議ができる場なので、なるべくPCと向き合わない工夫も必要と考えます。
 
◾️オフライン会議のガイドライン
  1. 議事録は一つにまとめ、個別にメモは取らない
    1. 議事録担当が記載しつつ、不足点を補足記載していく
  1. 会議外で口頭で決まったことやアイディアは記録を残す
  1. 記録はチャットツールをうまく活用し、オンライン参加のメンバーにも情報共有ができるようにする

お問い合わせ

本ガイダンスに関してご質問がある場合は、下記お問合せフォームまでお気軽にお問い合わせください😉
 
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